ASSISTANT(E) DE DIRECTION F/H
Missions
Un poste d'Assistant de direction (H/F) est à pourvoir à la Direction des Bâtiments et du Patrimoine – Direction.
Sous l'autorité du Directeur, l'agent apporte une aide permanente et individuelle à un directeur de service ou de structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et suivi de dossiers. Il/elle contribue au bon fonctionnement de la Direction et à faciliter les échanges internes/externes.
Activités du poste
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers (accueil physique et téléphonique).
- Gérer les courriers
- Traiter les courriers « arrivée » et « départ ».
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l'activité du service
- Suivre l'agenda du directeur
- Organiser les réunions et les déplacements du directeur.
- Réceptionner et diffuser des informations
- Gérer les sollicitations extérieures.
- Diffuser des informations générales à l’ensemble des agents.
- Mettre à jour les informations auprès des différents services de la DBP.
- Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction
- Gérer les dossiers RH et formations de la DBP en concertation avec la DORH et la DSTAP.
- Coordonner l’activité des autres collaborateurs chargés de la gestion administrative de la direction.
- Gérer ou piloter un projet ou une activité en direct avec le directeur
- Participer aux réunions de coordination.
- Assurer une veille stratégique
- Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Être le référent informatique de sa direction
- Intervenir au 1er niveau en qualité d'administrateur du parc de sa direction sur les équipements des utilisateurs (installation de logiciels mis à disposition par la DSID, imprimantes, mises à jour, etc.), sous réserve de disponibilité et de disposer des compétences requises.
- Recenser sur Easy Vista les demandes d'interventions pour les agents de sa direction.
- Être le référent informatique de sa direction
- Participer aux réunions du réseau des référents informatiques et visioconférences organisées par la DSID
- Être le relais de proximité et le point de contact dans sa direction pour la DSID (équipements, inventaire du parc, interventions simples, projets).
Compétences
- Poste ouvert au cadre d’emplois des Adjoints administratifs et Rédacteurs Territoriaux
- Fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Techniques de secrétariat
- Outils bureautiques et informatiques
- Savoir communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Savoir planifier et organiser son travail
- Savoir orienter la demande au sein des services
- Savoir travailler en pluridisciplinarité
- Esprit d'équipe
- Sens des relations humaines
- Discrétion
- Disponibilité
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.