AGENT D'ACCUEIL F/H
Missions
Un poste d'Agent d'accueil (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication - Service Représentations Institutionnelles et Protocolaires.
Sous l’autorité du responsable de service, l’agent accueille et accompagne la première demande des usagers et des agents de la collectivité sur le plan administratif. Il/elle oriente les différents publics vers les services de la collectivité selon leur demande.
Activités du poste
- Accueillir et orienter les usagers :
- Assurer un renseignement de premier niveau et/ou orienter les usagers vers les services compétents.
- Gérer les situations pouvant être source de stress et/ou de tensions éventuelles (gestion de conflits, traitement des doléances…)
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
- Assurer l’accueil et l’information lors des séances plénière.
- Participer aux actions de communication et manifestations relevant de la cellule ou du service
- Accueillir le public, distribuer des documents, etc.
- Réaliser des tâches de secrétariat (saisie de rapports, comptes-rendus etc.)
- Prendre les demandes de rendez-vous des administrés auprès de l’autorité et des élus (selon les délégations et les secteurs géographiques).
- Rédiger des documents administratifs en lien avec l'activité du service
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative
- Élaborer et/ou suivre les tableaux de bord
- Mettre à jour la base de données administrative (adresses, coordonnées, directions).
- Assurer une veille juridique et réglementaire
- Assurer la continuité du service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
Compétences
- Maîtrise du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Organigramme de la collectivité
- Maîtrise des techniques d’accueil
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des techniques d’accueil et de relations avec les usagers
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Savoir communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Savoir orienter la demande au sein des services
- Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral
- Accueillir le public avec amabilité
- Savoir gérer les situations de stress et de conflits
- Analyser et gérer rapidement une situation
- Esprit d'équipe
- Disponibilité
- Discrétion
- Maîtrise de soi
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.