AGENT DE PROTOCOLE F/H
Direction
DIRECTION DE LA COMUNICATION - SERVICE REPRESENTATIONS INSTI
Type d'emploi
Permanent
Fonction publique concernée par l'offre
Fonction Publique Territoriale
Filière(s)
Filière administrative
Catégorie(s)
C
Cadre(s) d'emplois
Adjoints administratifs territoriaux
Résidence administrative
SAINT-DENIS
Niveau de Diplôme exigé
Aucun diplôme
Nombre de poste(s) à pourvoir
1
Date limite de candidature
18/07/2026
Contact pour l'offre
0262 90 30 81
Réf.
202606-PERM001376_PT-373
Missions
Un poste d'Agent de protocole (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication - Service Représentations Institutionnelles et Protocolaires.
Sous l'autorité du responsable du service, l'agent participe à l'organisation des rencontres et des événements publics de l'autorité territoriale. Il/elle assure la gestion administrative, organisationnelle et budgétaire des dossiers relatifs aux représentations institutionnelles et protocolaires des élus de la collectivité. Il/Elle contribue à la coordination des missions de représentation et veille au respect des règles protocolaires ainsi qu’à la bonne image de la collectivité. Il/ Elle assure les missions transversales du service.
Activités du poste
- Organiser les cérémonies officielles et protocolaires du département
- Organiser et coordonner les manifestations du Département en lien avec le cadre désigné, les prestataires et les institutions extérieures : transmettre les invitations, suivre les relances, gérer les lauréats et les invités, recueillir les validations hiérarchiques de la sélection en vue de décision…
- Organiser la cérémonie de remise de prix et distinctions honorifiques (ordre national du mérite, prix départemental du mérite…) avec la collaboration des services d’appui du Département pour le suivi administratif.
- Veiller à la bonne image et représentation au niveau protocole de la Collectivité
- Coordonner et piloter la logistique des manifestations de la collectivité en lien avec les services et les partenaires
- Organiser en lien avec le secrétariat des élus, le cabinet et le service chauffeur la bonne coordination de la représentation de l'élu
- Suivre les mises à disposition des sites pour les partenaires (remise insigne légion d’honneur, organisation de soirée ou de manifestations…)
- Assister aux événements / manifestations
- Accompagner les élus représentant l'Autorité lors des manifestations externes à la Collectivité, y compris jours fériés, soirs et week-ends.
- Actualiser les supports de relations publiques et du protocole (drapeaux, chevalets, badges, etc.)
- Éditer les documents protocolaires (chevalets, des cartes de menu, des déroulés de séquence, notes administratives de validation, fiche process…).
- Participer à l'élaboration, à la mise à jour, et au suivi des documents nécessaires au bon fonctionnement du service
- Mettre à jour le fichier protocolaire.
- Remplir les documents types de suivi de la représentation protocolaire, les fiches d’évaluation d’activité les documents liées aux missions des élus.
- Évaluer les coûts des manifestations dans l'objectif d'optimiser les ressources financières
- Participer en lien avec le service, à la gestion des différentes étapes d’exécution du budget relatif aux missions des élus avec le suivi de la liquidation des dépenses et l’évaluation des coûts des manifestations
- Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
- Prendre contact avec les différents partenaires et assurer le lien avec les services de la Collectivité
- Animer, avec les autres membres de l’équipe le réseau de contacts externes de la collectivité pour assurer le bon déroulement des évènements et des manifestations
- Travailler, organiser les cérémonies officielles en lien avec le cadre désigné, les partenaires et les institutions extérieures (courriers, invitations, gestion des lauréats et des invités…).
- Participer à la gestion du stock protocolaire
- Effectuer des démarches auprès des artisans de La Réunion
- Éditer un catalogue de produits de La Réunion
- Établir des devis bons de commande et suivre la livraison de produits.
- Gérer les stocks des produits.
- Procéder au choix et emballage de cadeaux
Compétences
- Ouvert au cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux
- Fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Caractéristiques de la population et du territoire réunionnais
- Environnement socio-économique de La Réunion
- Cadre juridique et réglementaire de la commande publique
- Procédures des marchés publics
- Règles financières, budgétaires et comptables
- Marché des prestataires de service et offres de service
- Usages protocolaires
- Techniques et outils de communication
- Techniques rédactionnelles
- Outils bureautiques et informatiques
- Analyser et gérer rapidement une situation
- Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral
- Savoir planifier et organiser son travail
- Sens de l’organisation
- Sens de l'écoute
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Esprit d'équipe
- Rigueur
- Autonomie
- Discrétion
- Diplomatie
- Disponibilité
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.