AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE F/H
Missions
Un poste d'agent de gestion administrative est à pourvoir à la Direction des Accompagnements de Proximité - Service Orientations et Interventions Sociales (SOIS) - Cellule administrative et financière des Interventions Sociales.
Sous l'autorité du Responsable de cellule, l’agent assure la gestion et le suivi des demandes sociales relevant des dispositifs d’aides gérés par la cellule. Il/elle veille à la qualité des actes administratifs de la cellule et contribue à son bon fonctionnement.
Activités du poste
Orienter et renseigner le public
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers.
- Assurer un premier niveau d’information sur les dispositifs.
- Le cas échéant, orienter le public vers les travailleurs sociaux ou organismes partenaires.
Gérer les courriers
- Traiter les courriers entrants et sortants.
Réceptionner et diffuser des informations
- Réceptionner, analyser et diffuser les informations liées aux dispositifs.
- Assurer la circulation de l’information au sein de la cellule
Vérifier la validité des informations traitées
Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- Assurer le suivi des dossiers et le respect des délais
- Assurer la traçabilité des actions administratives
Exécuter et suivre les procédures administratives
- Vérifier la complétude des dossiers
- Rédiger et mettre en forme les réponses aux usagers et partenaires
- Notifier les décisions aux usagers et aux instructeurs
- Effectuer la saisie informatique sur les logiciels dédiés (SOLIS, GDI)
Mettre en forme et présenter des dossiers
- Informatiser les documents (scanner et nommer selon la convention de nommage fixée dans le service)
- Concevoir et mettre en forme divers supports administratifs
Élaborer, suivre et mettre à jour les indicateurs et les tableaux de bord liés à l’activité
- Réaliser et mettre à jour des tableaux de bords
- Établir le suivi des statistiques selon les objectifs fixés
- Contribuer à l’élaboration des rapports d’activité
Classer et/ou archiver les dossiers du service
Réaliser occasionnellement des tâches de secrétariat et d'accueil
- Assurer une polyvalence en cas de nécessité de service.
Compétences
- Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité
- Connaissance du cadre réglementaire et législatif des politiques publiques d'action sociale
- Maîtrise des dispositifs et acteurs de l'action sociale
- Connaissance des procédures des marchés publics
- Connaissance des procédures administratives et juridiques
- Maîtrise des techniques rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Capacité à analyser et gérer rapidement une situation
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Esprit d'équipe
- Rigueur
- Autonomie
- Discrétion
Conditions d'exercice
- Assurer un présentiel à minima 1 fois par semaine au SOIS (2, rue de la Source 97400 SAINT DENIS)
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.