SECRETAIRE F/H
Missions
Un poste de Secrétaire est à pourvoir au sein de la Direction de la Culture - Service Documentation.
Sous l'autorité du Responsable du service, l'agent assure le secrétariat, les missions d’aide-documentaliste et toutes tâches administratives liées au fonctionnement du service. Il/elle veille à la bonne circulation des informations en interne et/ou externe.
Activités du poste
- Orienter et renseigner le public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner les appels et messages et hiérarchiser leur urgence ou importance
- Gérer les courriers
- Traiter les courriers entrant et sortant sur AIRS
- Enregistrer les courriers arrivées/départs
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- Mettre à jour des bases d'informations (Gedidoc, Cindoc).
- Participer à des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l’information, et créer des groupes de diffusion
- Assurer le bulletinage, la numérisation, la reprographie et l’indexation des articles pour la revue de presse
- Participer au traitement, archivage, classement du fonds documentaire en suivant les directives de la documentaliste
- Gérer le recensement des utilisateurs ainsi que l’attribution, le suivi et le renouvellement des abonnements numériques
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Vérifier la validité des informations traitées
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs, comptes-rendus de réunion, etc
- Assurer la reproduction et la diffusion des documents produits par le service
- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
- Assurer le suivi des réunions, rendez-vous, etc. et des absences de l’équipe (congés, RTT, formations).
- Gérer les stocks et les demandes de fournitures et/ou de mobiliers
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Trier, classer et archiver les dossiers du service dans les cartons dédiés
Compétences
- Fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Connaissance du logiciel AIRS souhaité
- Techniques documentaires : analyse, indexation, etc
- Techniques d'archivage et de classement
- Techniques de secrétariat
- Techniques rédactionnelles
- Savoir orienter la demande au sein des services
- Savoir planifier et organiser son travail
- Sens des relations humaines
- Sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Esprit d'initiative
- Rigueur
- Discrétion
- Disponibilité
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.