SECRETAIRE F/H
Missions
Un poste de Secrétaire (F/H) est à pourvoir au sein de la Direction des Accompagnements de Proximité - Service Orientations et Interventions Sociales.
Sous l’autorité de la responsable de service, l’agent assure le secrétariat du service en garantissant une polyvalence administrative et un accueil de qualité.
Il/ Elle veille à la qualité des actes administratifs du service et peut être amener à apporter son soutien dans le traitement des dossiers et les demandes selon l’activité du service.
Activités du poste
- Gérer les courriers "arrivée" et "départ"
- Traiter les courriers entrants et sortants
- Réceptionner et diffuser des informations
- Réceptionner, analyser et diffuser les informations liées aux dispositifs
-Assurer la circulation de l’information au sein du service
- Accueillir et orienter les usagers
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers
- Assurer un premier niveau d’information sur les dispositifs
- Orienter vers les travailleurs sociaux ou organismes partenaires si nécessaire
- Prendre les messages et les transmettre
- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Vérifier la complétude des dossiers.
- Assurer le suivi des dossiers et des réponses apportées aux usagers en veillant à la qualité rédactionnelle et au respect des délais .
- Notifier les décisions aux usagers et aux instructeurs.
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
- Préparer les réunions de service (convocations, ordre du jour, procès-verbaux)
- Gérer et actualiser la documentation du service
- Assurer la traçabilité des actions administratives
- Vérifier la validité des informations traités
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Rédiger et mettre en forme les réponses aux usagers et partenaires.
- Concevoir et mettre en forme divers supports administratifs.
- Effectuer la saisie informatique (outils bureautiques, logiciels SOLIS, GDI)
- Élaborer des tableaux de suivi de l’activité
- Concevoir des tableaux de bord et élaborer des rapports d’activité
- Suivre les projets et activités du service ou de la cellule
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
Compétences
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Connaissance de l'environnement institutionnel, médico-social et sanitaire du territoire
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Connaissance du cadre réglementaire et législatif des politiques publiques d'action sociale
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Maîtrise des techniques rédactionnelles
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
- Autonomie
- Disponibilité
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.