AGENT DE GESTION PI F/H
Missions
Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Ouest - Service Prévention Polyvalence Insertion (Zone d’intervention : Saint-Paul).
Activités du poste
Sous l’autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en œuvre des politiques de la prévention et de l’insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe polyvalence insertion.
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention :
- Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Éditer les courriers de convocation
- Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires
- Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
- Assurer le secrétariat du service
- Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS
- Mettre en forme et présenter des dossiers :
- Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission
- Mettre à jour les documents administratifs
- Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
- Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
- Réceptionner et diffuser des informations :
- Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service
- Vérifier la validité des informations traitées
- Gérer les stocks et demandes de fournitures
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Orienter et renseigner le public :
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
- Assurer la continuité du service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
Compétences
- Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS)
- Capacité à accueillir le public avec amabilité
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
- Capacité à communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes et/ou externes
- Sens de la confidentialité
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
- Disponibilité
- Discrétion
- Rigueur
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne ne sera pas prise en considération. Merci de postuler sur le site du département.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.