SECRETAIRE F/H
Missions
Un poste de Secrétaire (F/H) est à pourvoir à la Direction des Bâtiments et du Patrimoine - Direction.
Sous l'autorité du Directeur et en collaboration avec l'assistante de direction, l'agent apporte une aide administrative en ce qui concerne l’accueil, l’organisation, la gestion et le suivi des dossiers afin de contribuer au bon fonctionnement de la direction. Il/elle contribue à la diffusion des informations et à faciliter les échanges en interne et externe.
Activités du poste
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
- Gérer les courriers
- Traiter les courriers entrants et sortants.
- Rédiger des courriers
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- Suivre les projets et activités de la direction.
- Gérer les dossiers RH et formations de la DBP en concertation avec la DORH et la DSTAP
- Réceptionner et diffuser des informations
- Gérer les sollicitations extérieures.
- Diffuser des informations générales à l'ensemble des agents.
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Vérifier la validité des informations traitées
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
- Participer aux réunions de coordination
- Suivre l’agenda du directeur (réunions, rendez-vous, congés, etc.)
- Suivre les absences de l’équipe (congés, formations, etc.)
- Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
- Renseigner les tableaux de suivi et d’activité
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue.
Compétences
- Ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
- Maîtrise du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Maîtrise des procédures administratives et juridiques
- Maîtrise des procédures de gestion d'information (demandes, réception et transmission)
- Maîtrise du cadre réglementaire et législatif des RH : droit du travail, syndical, social et le statut de la fonction publique territoriale
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Maîtrise des techniques rédactionnelles
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Savoir communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Savoir orienter la demande au sein des services
- Savoir planifier et organiser son travail
- Savoir travailler en pluridisciplinarité
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication
- Sens des relations humaines
- Esprit d'équipe
- Rigueur
- Discrétion
- Disponibilité
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne ne sera pas prise en considération. Merci de postuler sur le site du département.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.