SECRETAIRE F/H
Missions
Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Sud-Ouest – Service Aide Sociale à l’Enfance (Zone d'Intervention : Saint-Pierre / Petite Ile).
Sous l’autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en œuvre des politiques de l’aide sociale à l’enfance sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe ASE.
Activités du poste
• Orienter et renseigner le public :
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
• Gérer et suivre les dossiers de son domaine d’intervention :
- Réaliser la saisie informatique pour les équipes sociales
- Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
- Actualiser les répertoires téléphoniques
- Mettre à jour les tableaux de bord
• Assurer le secrétariat du Responsable de service et de l’équipe sociale
• Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
- Rédiger des bordereaux de transmission
- Mettre en forme l’ensemble des documents des équipes sociales
- Réaliser les comptes rendus de réunion
• Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
• Réceptionner et diffuser des informations :
- Assurer la diffusion des courriers, documents au sein du service
• Recenser et transmettre les informations relatives aux ressources humaines et moyens logistiques :
- Suivre les congés, demandes de formation, etc. et transmettre au CRH de la direction
- Vérifier les frais de missions des équipes sociales
- Gérer les fournitures du service
• Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
• Assurer la continuité de service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
• Classer et/ou archiver les dossiers du service
Compétences
• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
• Connaissance du cadre réglementaire et législatif de l'ASE
• Expertise du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Capacité d’adaptation professionnelle
• Capacité à accueillir le public avec amabilité
• Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
• Capacité à orienter la demande au sein des services
• Capacité à utiliser l'outil informatique (SOLIS, AIRS, NUXEO)
• Discrétion
• Disponibilité
• Esprit d’équipe
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la confidentialité
• Sens des relations humaines
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.