AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE F/H
Missions
Un poste d'Agent de gestion administrative est à pourvoir au sein du service Ressources de la Direction Enfance Famille.
Sous l'autorité du responsable, l'agent assure la gestion administrative ou l'instruction de demandes de subventions de la direction, ainsi que le traitement comptable des dépenses et recettes (PMI-crèche)
Activités du poste
Exécuter et suivre les procédures administratives et comptables
- Assurer la demande de création Tiers auprès du Service Engagement (DF) pour les premières subventions et fournisseurs
- Participer à l'élaboration du Budget Prévisionnel (Ligne de crédit, suivi des engagements ...)
- Assurer les relations avec les fournisseurs, les usagers et les services utilisateurs (réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables)
Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- Instruire les demandes de subventions des associations gérées par la direction enfance famille dans le champ de la prévention et de la protection de l’enfance et de la lutte contre les Violences Intrafamiliales
- Saisir les engagements, factures et mandats en lien avec les services et cellules de la DEF
- Classer et/ou archiver les dossiers
Saisir et enregistrer informatiquement les données
- Saisir des dossiers sur ASTRE
- Saisie des engagements sur ASTRE
- Saisie des bons commandes sur ASTRE
- Liquidation des acomptes et des soldes de subventions,
- Liquidation des factures de PMI (bon de lait, couche, médicaments…)
Vérifier la validité des informations traitées
- Contrôler les factures, préparer les mandatements, le suivi des crédits, suivi des soldes de subventions.
Rédiger des rapports, notes, courriers, etc.
- Rédiger les accusés de réception relatifs à l'instruction des dossiers de demandes.
- Rédiger des conventions, notifications et lettres d’information
-Rédiger les fiches de synthèse pour chaque association
- Intégration des rapports rédigé par les Chef de projet des thématiques dans AIRS DELIB
- Assurer le suivi des rapports pour les commissions en lien avec le responsable de service
- Rédiger des fiches synthétiques pour aide à la décision en lien avec les référents métiers
Mettre en forme et présenter des dossiers et documents
- Editer un tableau récapitulatif des demandes de subvention et les propositions de financements pat thématique
- Préparer les tableaux à transmettre à la DF pour engagement et suivi.
- Editer les bordereaux de transmission des pièces pour mandatement.
Mettre à jour les tableaux de suivi d'activité et les autres outils statistiques
- Mettre à jour les tableaux de suivi du versement des subventions (acompte et solde) le tableau de suivi des procédures de visas des conventions et des lettres de notification le suivi et la liquidation des factures PMI/Crèche
Compétences
Connaissance du fonctionnement de la collectivité et son environnement
Connaissance du cadre réglementaire et législatif de la protection de l'enfance
Connaissance des dispositifs d'aide et d'action sociale en faveur de la famille et de l'enfance
Maîtrise des techniques rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Connaissance des règles financières, budgétaires et comptables
Connaissances des logiciels AIRS et ASTRE
Autonomie, discrétion
Sens de l'organisation
Sens des relations humaines
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.