SECRETAIRE F/H
Missions
Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Sud-Est - Service Polyvalence Insertion (zone d’intervention : Tampon Centre).
Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service.
Activités du poste
Exécuter et suivre les procédures administratives
Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat.
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Réceptionner et diffuser des informations
- Assurer la circulation ascendante et descendante de l’information en tenant en compte des aspects de confidentialité et de liens hiérarchiques.
Assurer le secrétariat du service
- Suivre l'agenda du service (réunions, congés, rendez-vous…).
- Accomplir les opérations liées à la réception, à l’envoi et à la diffusion du courrier (AIRS)
- Rédiger et éditer les courriers, notes, comptes rendus, bordereaux de transmission et divers documents propres au service
- Vérifier le bon traitement des courriers sensibles (fonction d’alerte et de veille)
- Mettre à jour les documents administratifs du service.
Vérifier la validité des informations
- Vérifier les frais de missions
Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Suivre les relevés d’activités mensuels
- Créer des bons de commande, rapprochement factures.
- Assurer la logistique de fonctionnement du service (fournitures de bureau, dépannages d’équipement, commandes…)
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires.
Assurer la continuité du service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
Compétences
Poste ouvert au cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Connaissances du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
Connaissances du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence-insertion
Connaissances des logiciels SOLIS et AIRS
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Maîtrise des technique de secrétariat
Savoir orienter la demande au sein des services
Accueillir le public avec amabilité
Savoir orienter la demande au sein des services
Savoir gérer les situations de stress et de conflits
Savoir communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes et/ou externes
Sens de l'organisation
Rigueur
Discrétion
Esprit d’équipe
Sens des relations humaines
Sens de la confidentialité
Capacité d’adaptation professionnelle
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.